Elektronisch factureren biedt ondernemers eigenlijk alleen maar voordelen, vooral in tijdsbesparing en dus kostenbesparing. Er zijn slechts twee nadelen waar u rekening mee moet houden voor u voor elektronisch factureren kiest. De voor- en nadelen op een rij.
(Door Michael van Wijngaarden | zibb.nl)
Voordelen
• U kunt tot 75 procent op uw huidige factureringskosten besparen. Niet alleen door een vermindering in directe kosten zoals briefpapier en verzendkosten maar vooral doordat elektronisch factureren veel minder arbeidsintensief is. Denk maar aan het uitdraaien en versturen van een papieren factuur. Uit onderzoek blijkt dat een papieren factuur de ondernemer gemiddeld € 1,65 kost. Voor kleine ondernemers liggen die kosten hoger omdat zij minder facturen versturen. De kosten van een digitale factuur liggen aanzienlijk lager, ongeveer tussen € 0,30 en € 0,50. Maar ook het verwerken van inkomende facturen is kostbaar. Ook hier wegen vooral de loonkosten erg zwaar en niet alleen het papier en postzegels.
• Een aanzienlijke kostenbesparing is niet de enige troef. U bespaart ook veel tijd doordat de administratie sneller en efficiënter verloopt. U kunt namelijk uw huidige boekhoudpakket koppelen aan het systeem voor elektronisch factureren. Zo heeft uw bedrijf meer tijd om zich te concentreren op haar kernactiviteit en dat levert concurrentievoordeel op.
• Daarnaast hoeft u minder tijd te besteden aan debiteurenbeheer omdat klanten geneigd zijn eerder te betalen. Uit onderzoek blijkt dat klanten gemiddeld 7 dagen sneller betalen wanneer ze een elektronische factuur ontvangen. Verder kunnen herinneringen automatisch worden verstuurd.
• Meer service en toegevoegde waarde. Met de elektronische factuur is niet alleen uw organisatie voordeliger uit, u helpt ook uw klanten met besparen. De inkomende facturen worden door uw klanten namelijk ook elektronisch verwerkt. En dan snijdt het mes aan twee kanten: een efficiëntere organisatie tegen lagere kosten.
• Ten slotte is de authenticiteit van iedere factuur gewaarborgd. Valse facturen zijn uitgesloten omdat u gebruik maakt van een afgesloten, beveiligd systeem.
Nadelen
• Op zich is het mogelijk om zelf een systeem te ontwikkelen. Daar zijn echter belangrijke nadelen aan verbonden: de hoge ontwikkelkosten van een systeem om digitaal te kunnen factureren en om de authenticiteit en integriteit van de factuur te waarborgen. Om dit nadeel te omzeilen is uitbesteden veelal de beste optie.
• De effectiviteit van een digitale factuur hangt in grote mate af van de acceptatie door de ontvanger. U bent dus afhankelijk van uw klanten voor het succes van elektronisch factureren. Het is daarom raadzaam vooraf te inventariseren of uw klanten digitale facturen willen ontvangen. Indien u besluit over te gaan tot digitaal factureren is het belangrijk dat uw klanten hierover worden geïnformeerd, bijvoorbeeld door middel van een mailing. Tevens kunt u besluiten digitaal en papier factureren naast elkaar te laten lopen om zo de klanten, die beslist een papieren factuur willen ontvangen, van dienst te kunnen blijven