Slechts 36 procent van de grote Europese ondernemingen verstuurt elektronische facturen, zo blijkt uit een nieuw onderzoek van adviesbureau PricewaterhouseCoopers.
Facturen elektronisch versturen bespaart papier en verzendingskosten, maar maakt vooral ook de verwerking en archivering een stuk makkelijker. “De technologie is er, en het wetgevend kader ook”, zegt Ine Lejeune, partner bij PricewaterhouseCoopers. Een Europees directief uit 2001 legde de principes vast, en sinds begin 2004 zijn die in alle Europese lidstaten geldig. Toch is er nog geen sprake geweest van een grote doorbraak, stelt ze vast. Het nieuwe onderzoek, bij 108 Europese bedrijven met een omzet van meer dan 100 miljoen euro, werpt enig licht op de remmende factoren.
Eerst de cijfers: 27 procent van de ondervraagde bedrijven stuurt elektronische facturen naar (sommige) klanten; eveneens 27 procent krijgt er van zijn leveranciers. Gezien de overlap tussen beide groepen is sprake van 36 procent die op één of andere manier aan elektronische facturatie doet. Opvallend is wel dat 21 procent momenteel bezig is met het opstarten van elektronische facturatie. En 28 procent is van plan om binnen de 12 maanden met de installatie te beginnen. Dat betekent volgens Ine Lejeune dat er een belangrijke stroomversnelling op komst is. Slechts 23 procent van de bedrijven heeft elektronische facturatie nog niet overwogen, en amper 3 procent heeft beslist dat ze er niet aan willen beginnen. PricewaterhouseCoopers merkt verder op dat bedrijven nog zeer vaak, naast de elektronische factuur, ook nog een papieren factuur versturen. Dat is onnodig; het belet deze bedrijven om de volle besparingen uit e-facturatie te puren, en bovendien is het volgens de onderzoekers juridisch niet zonder risico.
Als belangrijkste voordelen van e-facturatie noemen de respondenten vooral toegenomen efficiëntie, kostenreductie en het feit dat klanten sneller betalen. De belangrijkste remmende factor (genoemd door 35 procent van de respondenten), is dat klanten er niet klaar voor zijn of dat de computersystemen van de klant niet compatibel zijn. Dat de eigen computersystemen niet klaar zijn voor e-facturatie en dat de initiële investering te hoog zou zijn, zijn ook veel genoemde hinderpalen. 21 procent noemt als obstakel dat zijn leveranciers er niet klaar voor zijn. Zorgen over veiligheid of over de juridische kant van facturatie spelen blijkbaar veel minder een rol.
De grote bedrijven die e-facturatie versturen, blijken dat meestal te doen via Electronic Document Interchange (EDI). Nochtans laat de Europese regelgeving bedrijven ook toe om e-facturen te versturen via gelijk welk ander elektronisch kanaal, als de facturen maar voorzien zijn van een geavanceerde elektronische handtekening. Die mogelijkheid wordt tot op heden weinig gebruikt, blijkt uit de studie. Dat zou ermee te maken hebben dat het tot vandaag vooral bedrijven zijn die al EDI gebruiken om hun bestellingen en andere handelsdocumenten elektronisch te verzenden of ontvangen, die ook met e-facturatie beginnen. Bij de nieuwe e-facturatieprojecten stijgt echter het aantal projecten op basis van elektronische handtekening pijlsnel, aldus de PWC-studie.
Ook België is vertegenwoordigd in de studie, maar slechts met vier bedrijven – te weinig dus om uitspraken over te doen.
Bron: itprofessionals.be