Stelt u zich voor dat alle facturen rechtstreeks uw boekhouding in lopen, automatisch worden gecontroleerd en geheel automatisch worden betaald, zonder dat daar een mensenhand aan te pas komt. Een proces dat bovendien grotendeels foutenvrij is en waarbij de sporadische fouten automatisch aan het licht komen, zodat u nooit meer handmatig iets hoeft te controleren of uit te zoeken. Toekomstmuziek? Nee hoor, elektronisch factureren is in sommige bedrijven al realiteit.
Bedrijven zijn altijd op zoek naar mogelijkheden tot kostenverlaging, zo lang deze maar niet ten koste gaan van hun onderscheidend vermogen. Een mogelijkheid tot kostenverlaging is samenwerking op niet-competitieve bedrijfsactiviteiten. Hierbij zijn duidelijke en breed gedragen afspraken over de inrichting van de ketenprocessen en over de uitwisseling van gegevens van groot belang. Hoe werkt dat in het administratieve ketenproces, zoals bij elektronisch factureren?
E-facturatie levert Bouwmaat efficiëntere organisatie op
Bouwmaat is een groothandel in bouwmaterialen. Jaarlijks verwerkt het bedrijf 220.000 inkomende factureren. Dagelijks zijn drie mensen bezig met het handmatig invoeren van deze facturen. In het laatste kwartaal van 2008 heeft Bouwmaat zijn leveranciers gevraagd elektronisch te factureren. Dat levert een veel efficiëntere organisatie op. Elektronisch factureren is onderdeel van een breder proces, want ook de ordering en pakbon gebeurt via EDI.
Het aantal e-facturen is in korte tijd gestegen van 10 naar 47 procent. De verwachting van Bouwmaat is dat ze na deze zomer op 90 procent elektronische facturen zitten. In sommige branches, levensmiddelen bijvoorbeeld, zijn er al ondernemingen die e-facturatie in hun inkoopvoorwaarden opnemen.
Bouwmaat verwacht dat elektronisch factureren een vlucht zal nemen dankzij de huidige economische crisis. Juist nu staan leveranciers open voor deze ontwikkeling, omdat het een hogere efficiëntie creëert en bespaart op arbeidsplaatsen. Wat voorheen een hele afdeling deed, kan nu met een halve afdeling.
Het grootste knelpunt dat Bouwmaat tegenkomt bij de verder uitrol is het gebrek aan ICT-capaciteit bij leveranciers. Sommigen zijn bijvoorbeeld bezig met de implementatie van een nieuw ERP-systeem, waardoor ze geen ICT-ers kunnen vrijmaken om in te zetten op elektronische facturatie.
Duidelijke afspraken
Het proces van het vastleggen van orders tot aan het versturen en innen van facturen is één ketenproces. Ketenpartners moeten duidelijke afspraken maken over dit administratieve proces. Alleen dan neem je knelpunten in de keten weg.
Ketensamenwerking levert het meeste voordeel op als iedereen in de keten meedoet. Het lijkt misschien ver gezocht, maar ook het scannen van de barcode aan de kassa is gebaseerd op duidelijke afspraken in de keten.
In de jaren zeventig werd de barcode met opwinding maar soms ook met gehoon ontvangen. 35 jaar na zijn introductie is hij echter niet meer weg te denken. De barcode zorgt er niet alleen voor dat retailers en fabrikanten efficiënter werken, maar ook dat de consument sneller en relatief goedkoper boodschappen kan doen. Caissières van nu werken ongeveer zeshonderd procent sneller dan hun collega’s uit het pre-barcodetijdperk.
Door middel van standaardisatie, bijvoorbeeld in de vorm van de GS1-barcode, maken bedrijven wereldwijd afspraken over hoe een unieke code aan een artikel te koppelen. Hiermee wordt voorkomen dat elke leverancier op zijn eigen manier gegevens aanlevert, met alle kosten van dien.
De factuur in het proces
Hoe kan het barcodevoorbeeld worden vertaald naar elektronisch factureren? Als alle bedrijven rekening houden met de andere schakels in hun keten, zorgt dit – net als bij de barcode – voor lagere kosten voor de gehele keten. Dit kan echter alleen worden gerealiseerd als alle partijen in de keten afspraken met elkaar maken over hoe zij factuurinformatie naar elkaar versturen.
Per jaar versturen Nederlandse bedrijven elkaar miljarden offerte-aanvragen, orders, orderbevestigingen, voorraadstanden, pakbonnen, facturen en betalingsspecificaties. Berichten die ervoor moeten zorgen dat producten of diensten op de juiste plaats en op de juiste tijd worden afgeleverd en betaald. In de praktijk gaat dat regelmatig mis, met alle uitzoek- en herstelwerk van dien. De belangrijkste bron van fouten is de handmatige verwerking van informatie. Behalve foutgevoelig is handmatig verwerken bovendien tijdrovend, energieverslindend en eigenlijk vreselijk ouderwets. Want het kan allemaal zoveel sneller en gemakkelijker.
Elektronisch factureren kan een grote besparing opleveren. Uit onderzoeken blijkt dat het een besparing van tientallen euro’s per factuur kan opleveren, met name voor de ontvanger, maar ook de verzender kan besparingen boeken. Die besparing zit in papier en verzendkosten, maar vooral in personeelskosten: het afdrukken, envelopperen en versturen van facturen, het invoeren van ontvangen facturen, het controleren ervan en vooral het oplossen van fouten (zoekraken van facturen, typefouten in de invoer, maken van creditfacturen omdat het fout is gegaan). Behalve goedkoper maakt elektronische facturering het factureringsproces ook een stuk inzichtelijker en efficiënter: met verzend-, ontvangst- en leesbevestigingen kan precies worden gevolgd wat er met de factuur gebeurt.
Hoe bereken ik de businesscase?
Elektronisch factureren kan directe en indirecte kostenbesparingen met zich meebrengen. De directe besparingen zitten in de tijdwinst die ontstaat door de papieren factuurstroom te vervangen door een elektronische berichtenstroom, alsmede een besparing op porto en papier. U berekent de tijdsbesparing als volgt. Allereerst moet u een onderscheid maken tussen inkomende en uitgaande facturen. U berekent de gemiddelde tijd die u per inkomende en uitgaande factuur besteedt aan het maken, inboeken en/of uitzoeken van fouten en u vermenigvuldigt dat aantal minuten met het aantal facturen. Nu weet u hoeveel fte u potentieel kunt besparen. Maak vervolgens een inschatting van het aantal leveranciers dat elektronisch aan u wil gaan factureren en het aantal klanten dat uw elektronische facturen kan ontvangen. Zo kunt u inschatten hoeveel van de potentiële besparing u op korte termijn kunt realiseren. Er zijn kant-en-klare rekenmodellen die u bij deze sommen ondersteunen.
Daarnaast kunt u voordelen behalen doordat u direct kunt factureren zodra u de producten of diensten heeft geleverd. Waar veel bedrijven nu uit efficiencyoverwegingen eens per week factureren, kunnen ze nu dagelijks de factuurinformatie versturen, waardoor ze hun geld sneller kunnen innen.
De kosten zitten in het aanpassen van de ICT-systemen (boekhoudprogramma, ERP-systeem) en het opzetten van de communicatie-infrastructuur. Hoe hoog deze kosten zijn, is volledig afhankelijk van de systemen waar u mee werkt. Uw pakketleverancier of ICT-dienstverlener kan u hier meer over vertellen. Hou ook rekening met eventuele kosten die u moet maken voor het omscholen van personeel. Als zij immers geen ander werk krijgen, kunt u de potentiële baten nog niet incasseren.
Stappenplan
Voordelen volop dus. Als u plannen heeft om over te gaan op elektronisch factureren en elektronisch facturen ontvangen, is het raadzaam de volgende stappen te zetten: Definieer als stap 1 welke voordelen u kunt behalen en wat er nodig is om deze baten ook daadwerkelijk te incasseren (zie kader: Hoe bereken ik de businesscase). Stel dat uit uw rekensom blijkt dat u één fte kunt besparen, wat doet u dan met die vrijgekomen tijd? Ontslaat u één medewerker, geeft u hem of haar ander werk of is het werk nu verdeeld over meerdere mensen die allemaal uren moeten inleveren of anders moeten besteden?
Stap 2 is het benaderen van leveranciers met de vraag of zij hun factuurinformatie voortaan elektronisch willen versturen, alsmede het benaderen van klanten met de vraag of zij hun systemen al geschikt hebben gemaakt om elektronische facturen van u te ontvangen. Niet alle klanten en leveranciers hoeven vanaf dag één al mee te doen. Het spreekt voor zich dat hoe meer facturen u geheel elektronisch kunt verwerken, hoe sneller u de kosten terugverdient.
Als voldoende leveranciers en klanten willen meedoen, is stap 3 het in kaart brengen van de randvoorwaarden. Aan welke wet- en regelgeving moet u voldoen? De Nederlandse belastingdienst hanteert een zeer liberaal beleid. De factuur mag vormvrij (papier, pdf, elektronisch) en middelenvrij (email, EDI, portal) worden uitgewisseld. Wel moet altijd de controleerbaarheid van het factuurproces worden gewaarborgd, met name de authenticiteit van de factuur (is de factuur werkelijk afkomstig van de leverancier) en de integriteit (zijn de gegevens niet wijzigbaar of niet gewijzigd). In andere landen is de wetgeving een stuk strenger. Uw administratiekantoor of accountant kan u hier meer over vertellen.
Stap 4 is het regelen van de ICT-kant van de zaak. Uw boekhoud- of ERP-pakket moet geschikt worden gemaakt om informatie die volgens een bepaalde standaard wordt aangeleverd automatisch in te lezen en te verwerken. Ook moet u een voorziening treffen voor deze elektronische communicatie, ook wel EDI genoemd (wat staat voor Electronic Data Interchange).
Tot slot stap 5 is de invoering van elektronisch factureren. Begin met de leveranciers en klanten die tijdens uw inventarisatierondje hebben aangegeven dat ze interesse hebben in deze vorm van elektronische samenwerking. Maar vergeet niet ook de anderen van uw resultaten op de hoogte te stellen.
Zo minimaliseert u factuurverschillen
Gemiddeld veertig procent van alle facturen die afnemers van hun leveranciers ontvangen, klopt niet. Door intensief samen te werken binnen de keten kan dit cijfer drastisch omlaag, zo blijkt uit onderzoek in de foodsector. De belangrijkste fout in facturen (de helft van alle fouten) is een verschil in hoeveelheid: er wordt meer berekend dan er is geleverd. Daaraan liggen menselijke fouten ten grondslag, zoals leveranciers die een andere hoeveelheid doorgeven aan de afnemer dan daadwerkelijk wordt geleverd of afnemers die een fout maken bij de goederenontvangst en administratief een verkeerde hoeveelheid opnemen. Deze fouten kosten de sector veel tijd en dus geld: gemiddeld één uur per factuur. De oplossing ligt in een intensievere samenwerking tussen leverancier en afnemer op het gebied van elektronische data-uitwisseling. Daarmee worden menselijke handelingen gereduceerd en dat minimaliseert de kans op fouten.
Stroomversnelling door standaarden
Elektronisch factureren is de laatste schakel in het order-to-pay proces. Veel bedrijven hebben de rest van dat proces – het elektronisch uitwisselen van offertes, orders en pakbonnen – al geautomatiseerd. Waarom zouden zij dan niet de laatste stap, de facturatie, hier ook in opnemen?
De ervaring leert dat de ontwikkeling en implementatie van elektronische gegevensuitwisseling in een stroomversnelling komt wanneer dat als keten wordt opgepakt en wanneer de keten daarvoor uniforme standaarden gebruikt. Wereldwijd worden de GS1-standaarden door meer dan een miljoen bedrijven gebruikt. De ontwikkeling gebeurt op basis van de behoefte in de markt; we willen niet het wiel opnieuw uitvinden, noch iets aan de markt aanbieden waaraan geen behoefte is. Alleen als onze deelnemers vragen initiatieven in gang te zetten, doen we dat. De praktijk leert dat vrijwel alle sectoren er behoefte aan hebben om handwerk te reduceren en processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Dat bespaart kosten, tijd en een hoop ergernis.
Externe deskundigheid
Voor bedrijven die serieus overwegen om over te stappen op elektronisch factureren hebben we tot slot een belangrijk advies: neem de tijd om uw facturerings- en factuurverwerkingsprocessen goed in kaart te brengen en te optimaliseren. Op welke plekken ontstaan fouten? Hoe kunt u deze fouten voorkomen? Gaat u klakkeloos over tot automatisering van het nu nog grotendeels handmatige proces, dan neemt u in het nieuwe elektronische proces ook de foutgevoeligheid over. Dan realiseert u uiteindelijk niet de voordelen die u potentieel kunt realiseren.
Het goede nieuws is dat valkuilen als deze niet nieuw zijn en ook spelen bij andere automatiseringstrajecten. Probeer daarom niet zelf het wiel uit te vinden, maar maak gebruik van de kennis en ervaring van anderen.
Selfbilling is reële optie binnen tien jaar
In het denken over verdere ketenintegratie is selfbilling een reële optie binnen nu en tien jaar. Organisaties zijn door internettechnologie zo sterk verbonden dat bedrijfsprocessen in elkaar schuiven. Bij selfbilling draaien we de keten en de rollen om: de afnemer stelt de factuur op, betaalt deze en doet dat op basis van de werkelijk ontvangen goederen of geleverde diensten. De leverancier beoordeelt deze factuur en kan eventueel bij de afnemer bezwaar maken. Processen worden gezamenlijk uitgevoerd en middelen soms gedeeld. Een voorbeeld van een bedrijf dat selfbilling heeft ingevoerd is uitgeverij Wolters Kluwer. Stuurden auteurs voorheen een factuur op basis van het aantal woorden dat zij schreven, nu stuurt Wolters Kluwer auteurs een honorariumbrief waar in staat hoeveel de auteur ontvangt op basis van het daadwerkelijk gepubliceerde aantal woorden.
Discussie
Het wil maar moeizaam lukken met die papierloze processen aan de voorkant van de logistieke keten. Veel inkopers gaan met de hakken in het zand als elektronisch factureren en self-billing ter sprake komen.
Papierloze inkoopprocessen maken haarscherp zichtbaar welke afspraken met leveranciers niet duidelijk zijn, en dus niet controleerbaar zijn, en welke leveranciers hun eigen administratieve processen niet op orde hebben. En, het maakt transparant of het eigen inkoop-huis wel op orde is.
Bron: Managementsite.nl