Elektronisch factureren staat de laatste tijd hevig in de belangstelling. Onder meer vanwege de grote voordelen die er aan kleven: kostenbesparing, grip op werkkapitaal en efficiëntere processen. Het toepassen van digitaal factureren verloopt niet altijd even vlekkeloos. CloudTools geeft in samenwerking met Stichting Waarborg E-factureren 11 concrete tips uit de praktijk om zoveel mogelijk voordeel te halen uit online factureren:
Elke week schrijft Reinier Willems van CloudTools in de ‘Tool van de week’ een onafhankelijke review over voor ondernemers relevante online software (SaaS).
Tip 1. Vertel de klant dat u overstapt op digitaal factureren
Als u overstapt op online factureren, vertel dit uw klanten dan.
Tip 2. Ga klanten niet dwingen e-factureren te accepteren
Klanten moeten akkoord gaan om e-facturen te ontvangen. Akkoord gaan mag ook impliciet gebeuren, bijvoorbeeld doordat de klant de e-factuur betaalt.
Tip 3. Zorg ervoor dat de e-factuur er duidelijk uitziet
Een factuur is een middel. Betaald krijgen is het doel. Zorg ervoor dat uw elektronische factuur er tenminste net zo mooi en duidelijk uitziet als de papieren factuur.
Tip 4. Breng betalen zo dicht mogelijk bij de factuur
Zorg ervoor dat er bij voorkeur een directe betaalmogelijkheid aan de factuur is gehecht: met een iDEAL, PayPal of soortgelijke button.
Tip 5. Zorg ervoor dat u altijd bij uw elektronische verkoopfacturen kunt
De belastingdienst staat het sinds 2009 toe om e-factureren in willekeurig welk formaat te versturen. Dat heet: ‘vorm- en middelvrij’. Maar dat ontslaat u niet van de verplichting om de elektronische verkoopfacturen tot 7 (of zelfs 10 jaar) na dato te kunnen laten zien.
Tip 6. Bedenk wat u met uw elektronische inkoopfacturen doet
Zorg ervoor dat u ook deze groeiende stapel elektronische inkoopfacturen, inclusief mails en betalingen goed bewaard. Ze zijn goud waard bij conflicten met leveranciers of de fiscus.
Tip 7. Ga na wat uw financiële pakket aankan
Een gemiddeld MKB bedrijf heeft al snel 150 klanten. En dat levert al snel een flinke hoeveelheid verkoopfacturen op. Het is dan wel zo handig om direct vanuit het eigen financiële pakket te kunnen e-factureren.
Tip 8. Gebruik als het even kan een elektronische handtekening of EDI
Raar maar waar. Heeft de wetgever het gebruik van deze ‘technische hulpmiddelen’ niet meer verplicht gesteld, waarom dan toch dit aanraden? Dat is omdat het gebruik ervan de eventuele fiscale controle een heel stuk gemakkelijker maakt voor degene die wordt gecontroleerd.
Tip 9. Wacht met digitaal factureren naar Duitsland tot na 1 juli 2011
Want dan is de wetgeving in Duitsland net zo vrij als hier in Nederland. In 2013 moet dat gelden voor alle Europese lidstaten.
Tip 10. Stuur vanaf 1 januari 2011 e-facturen naar de overheid
Het is dan namelijk verplicht, anders wordt er niet uitbetaald!
Tip 11. Bespreek het met uw accountant
Bron: www.deondernemer.nl