Ondernemers kunnen veel geld besparen door facturen digitaal uit te wisselen, maar zien vaak op tegen de moeilijkheden die bij digitalisering komen kijken. De overheid en het bedrijfsleven nemen daarom allerlei maatregelen om e-factureren te stimuleren. Einddoel: geen papieren facturen meer.
Directeur Jan Molenkamp van Het Coachhuis is tevreden. Sinds januari dit jaar verstuurt het spreekkamerverhuurbedrijf namelijk geen papieren facturen meer. ‘Tot een jaar geleden was het versturen van een factuur nog een betrekkelijk complexe aangelegenheid voor ons’, legt Molenkamp uit. ‘Klanten kunnen bij Het Coachhuis een ruimte reserveren via ons online boekingssysteem. Die gegevens worden gebruikt om in het boekhoudprogramma handmatig een factuur aan te maken. Deze wordt weer uitgedraaid en vervolgens per post verstuurd. Uit het reserveringsprogramma draaiden we daarnaast ook nog een Excel-bestand met extra specificaties van de kosten.’ Al met al een omslachtige operatie.
Molenkamp begreep dat dit een stuk eenvoudiger kon. Sinds januari verzenden ze bij Het Coachhuis daarom alle facturen via e-mail. Het boekhoudprogramma werd gekoppeld aan het boekingssysteem en de facturen worden nu automatisch iedere maand verstuurd. Het scheelt behoorlijk veel verwerkingstijd. Bovendien merken ze bij Het Coachhuis dat facturen beter aankomen. ‘Het wordt door onze gebruikers erg gewaardeerd’, aldus Molenkamp. ‘Onze huurders vroegen al langer om een digitaal exemplaar van hun factuur. De meeste bedrijven die bij ons huren zijn niet zo groot en hebben vaak een externe boekhouder. Voor hen is het een stuk eenvoudiger om een mail door te zetten naar de boekhouder dan steeds weer die facturen af te leveren.’
Beren op de weg
Het Coachhuis is bepaald geen uitzondering. Steeds vaker versturen en verwerken bedrijven digitale facturen. Een papieren factuur kan een ondernemer namelijk veel geld kosten. Er zijn kosten voor het printen en verzenden van al die papieren post en er is veel mankracht nodig om in- en uitgaande facturen handmatig te verwerken. Al dat mensenwerk is ook nog eens behoorlijk foutgevoelig en het herstellen van die fouten kost bovendien tijd en geld. Wanneer het Nederlandse mkbal zijn facturen digitaal zou verzenden zou het de economie minimaal zeshonderd miljoen euro besparen.
Toch gaat de adoptie van e-factureren lang niet zo snel als wel zou kunnen. Veel bedrijven wachten ermee, want het digitaliseren van de factuurverwerking komt over als een behoorlijk grote ingreep. De interne bedrijfsprocessen moeten zorgvuldig onder de loep worden genomen en er zijn goede afspraken nodig met klanten, boekhouder en softwareleverancier. Daarbij zijn er ook investeringen nodig om het facturatieproces te automatiseren en daar moet je tijd voor vrijmaken. Kortom: beren op de weg. De overheid en het bedrijfsleven ontplooien daarom allerlei initiatieven om het gebruik van e-factureren te stimuleren. Het uiteindelijk doel is van e-facturen de standaard te maken.
Over de schutting
Een partij die e-factureren vanuit het bedrijfsleven wil stimuleren is het Platform E-factureren. Het platform is een koepelorganisatie voor e-factureren en factuurautomatiseringsdienstverleners. Dat zijn de softwarepartijen die digitale uitwisseling van facturen mogelijk maken. Door de samenwerking tussen de softwarepartijen te bevorderen kunnen er betere producten worden geleverd, zo is de gedachte. Daarnaast publiceert het platform allerlei artikelen om efactureren makkelijker te maken. Zo is er een Toolbox e-factureren ontwikkeld met hulpmiddelen om de overstap mogelijk te maken en hebben ze een Checklist E-factureren opgesteld met de belangrijkste aandachtspunten. Ook geeft het platform inzicht in de kwaliteit van billing serviceproviders door middel van een keurmerk. Het keurmerk is nu nog gebaseerd op zelfregulering, maar in de toekomst zullen de organisaties binnen het keurmerk ook getoetst worden door een auditor.
Volgens voorzitter en oprichter Friso de Jong is er nog veel winst te halen op het gebied van elektronisch factureren. ‘Momenteel wordt zo’n 39 procent van alle facturen in het bedrijfsleven elektronisch verstuurd’, vertelt hij. ‘Dat neemt ieder jaar toe. Hierbij moet wel gezegd worden dat de meeste elektronische facturen verstuurd worden via e-mail of als pdf. Voor de verzendende partij levert een dergelijke manier van digitaliseren een voordeel op, want hij kan zijn proces automatiseren. De lasten van de verwerking komen echter bij de ontvangende partij te liggen. Email-facturen en pdf-bestanden onderling uitwisselen levert zodoende niet de grote beloofde rendementen voor het totaal van het bedrijfsleven op. De lasten voor de verwerking worden over de schutting gegooid.’
Innovatie
E-facturatie wordt volgens de Jong echter veel interessanter wanneer zowel de verzender als de ontvanger hun facturatieproces hebben gedigitaliseerd. Je praat dan over geavanceerdere vormen van e-facturen. Een ontvangende partij zou bijvoorbeeld een webportal kunnen bouwen waarin een verzender zijn factuur kan opmaken. Ook wisselen bedrijven facturen in een bepaald format uit (UBL) dat ingelezen kan worden door andere boekhoudpakketten.
In het buitenland zijn er zelfs e-factuurnetwerken. Bedrijven die aangesloten zijn bij zo’n netwerk kunnen onderling e-facturen uitwisselen. Een dergelijke vorm is helemaal efficiënt, want je kunt dan via een eigen account in de gaten houden wat de status is van een factuur. ‘Het mkb begint echter vaak niet aan die geavanceerdere vormen van e-factureren, omdat ze een overstap te complex vinden’, vertelt de Jong. ‘Vaak wordt er gewerkt met boekhoudsoftware die nog niet geschikt is gemaakt voor dit soort vernieuwingen.
Het leggen van een digitale koppeling heeft dan nog behoorlijk wat voeten inde aarde. De innovatie op dit gebied moet eigenlijk komen van de leveranciers van boekhoudpakketten, maar je ziet dat die bedrijven nog onvoldoende met initiatieven komen om die technische drempels weg te nemen. Ook de accountant kan een overstap naar elektronisch factureren in de weg staan. Veel accountants nemen ook de financiële administratie van hun klanten uit handen en het is niet in hun voordeel als hun klanten het facturatieproces niet meer hoeven uit te besteden.’
Honderd procent
Ondanks de barrières denkt de Jong dat de adoptie van elektronisch factureren komende jaren een beslissende fase ingaat. ‘Nu is het nog zo dat een elektronische factuur een uitzonderingsgeval is. Het leeuwendeel van de facturen wordt nog als papier verstuurd. Ik denk echter wel dat binnen vijf jaar het overgrote deel van de facturen digitaal verzonden gaat worden.’
Ook de overheid heeft de nodige initiatieven ontplooid om e-factureren in Nederland te bespoedigen. Ze spelen een rol in het maken van afspraken over standaarden (de UBL 2.0) en hebben de wettelijke barrières geslecht om e-factureren aantrekkelijk te maken. De elektronische factuur werd bijvoorbeeld voor de wet gelijk gesteld aan de papieren versie. Daarnaast is er vorig jaar een start gemaakt met het Forum E-factureren, een praatgroep waarin de overheid, intermediairs, billing serviceproviders en toeleveranciers zijn verenigd. Daarnaast is een onderzoek gestart naar een infrastructuur voor efactureren. Binnen die nog te bouwen infrastructuur worden afspraken gemaakt met betrekking tot de operationele standaarden voor e-factureren, de Service Level Agreement, de verdeling van de kosten en welke voorbereidende handelingen bij een overstap naar efactureren genomen dienen te worden.
Het belangrijkste is echter dat de overheid zelf facturen digitaal gaat verwerken. Het idee hierachter is dat de overheid, zelf een grote ontvangende partij van facturen, zo so-ftwareleveranciers gaat stimuleren e-factureren mogelijk te maken. Omdat e-facturatie ook bij de overheid niet vanzelf gaat zijn er concrete toezeggingen gedaan. In 2014 moet tachtig procent van de facturen aan de overheid digitaal worden aangeleverd en verwerkt. In 2017 moet de rijksoverheid zelfs voor de volle honderd procent zijn overgestapt.
Digipoort
Oud-politicus Marco Pastors is door de toenmalige staatssecretaris Heemskerk aangesteld als ambassadeur e-factureren om de overstap naar e-factureren bij de verschillende overheidsinstellingen te laten landen. De belangrijkste barrière op e-factureren zit volgens hem in de hoofden van de mensen. ‘Het is eigenlijk een vergeten onderwerp’, vertelt hij. ‘Veel organisaties ervaren de kosten die gemaakt worden bij het verwerken van facturen helemaal niet als een probleem. En dat is jammer, want facturen verzenden en ontvangen kost meer dan je denkt. Je hebt het bij grote overheidsorganisaties al snel over dertig tot vijftig euro per factuur. Neem nu een gemeente als Zoetermeer. Die ontvangt ruwweg 20.000 facturen per jaar. Omgerekend gaat het dan al snel over vijf ton op jaarbasis die je als overheidsinstelling kunt besparen.’
Om elektronisch factureren mogelijk te maken heeft Logius, de dienst digitale overheid, Digipoort opgericht. Dat is het digitale postkantoor van de overheid. Alle rijksinstellingen zijn er ondertussen op aangesloten en ook enkele lagere overheden, zoals de gemeente Enschede en het UWV, kunnen er digitale facturen ontvangen. ‘Dit jaar moet het rijk veertig procent van de facturen digitaal gaan verwerken. Logius heeft daartoe de nodige stappen genomen. Eerder konden toeleveranciers bijvoorbeeld alleen e-facturen indienen, wanneer hun boekhoudsysteem een koppeling maakt met Digipoort. Vanaf mei kunnen bedrijven echter ook via de e-factuurportaal facturen inzenden. Het is een webportal waarin een zzp’er of klein bedrijf zelf een factuur aan kan maken. Momenteel draait er een pilot voor vier overheidsinstellingen (gemeente Ede, het Ministerie van VWS, Logius en de Belastingdienst), maar nog eind deze zomer zullen ook de andere organisaties aangesloten zijn.
Toeleveranciers hebben dan de middelen in handen om altijd hun factuur digitaal in te dienen. Uiteindelijk zal de overheid toeleveranciers zelfs verplichten om facturen digitaal in te dienen.’ Het verdwijnen van de papieren factuur is volgens Pastors helemaal niet zo’n groot probleem. ‘Eigenlijk is de factuur niet meer zo’n belangrijk document als vroeger. In een papieren wereld bevat een factuur extra informatie, maar wanneer systemen gekoppeld zijn is veel van die gegevensuitwisseling niet nodig. Eigenlijk gaat het om een notificatie om te gaan betalen. Het belang van zo’n document is in een digitale wereld sterk overdreven.’
Bron: Winmagpro